社内メールを止める会社が増えてきた?

    2016/05/01

ニュースで社内メールを止める会社の記事や昭和の時代の会社の記事が出ていたので感じたことを記録。
メールはビジネスや個人的な場面でも必要なインフラとなって久しいが、その弊害もイロイロ出ているのは皆さん感じている事だろう。
特に今回は同じ組織内でやり取りするメールについて考えてみた。

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送りっぱなしのメール

一番始末に負えないのが送りっぱなしのメールだ。
社内の場合ではあらゆる連絡がメールで送信されている。
社内の共有情報として総務的なモノや所属している部署の連絡メール等々が送り付けられている。
仕事を進める上で双方向のコミュニケーションが必要なのは言うまでもないが各人が仕事に追われまくっている現状においてメールでの依頼は始末が悪い。
何故かというとメールを送った事で仕事が済んだと勘違いしている人が多いからだ。

経験上、特に社内ではその傾向が強いと思う。
例えば営業さんは昼間は外出して外でもメールを確認できる環境にはなっていはいるが、自分にとって優先度の高いモノから処理するために社内のメールは後回しが一般的だろう。
そして外出から戻ってきて自分のPCを開くと社内からのメールでメールボックスが溢れているなんて日常茶飯事だと思う。

管理人も組織に属していた際には1日に多い時で300通、少ない時でも100通くらいのメールが来ていた。
この内訳は半分以上が社内のメールだった。
そしてある社内処理の期限が来ると担当者から電話があり「メール送ってたでしょ」って怒られるのだ。
こちらは全くそのメールに目も通していないのだ。
こんなことが毎日行われているのだ。

↑ 管理人の使用しているメールクライアント「Becky! Internet Mail」の画面、このソフトは優秀でかれこれ10年以上使っている、PCが変わってもデータをそのまま持って行けるのでアカウントは使用していないものも含めて10個ある、使用していないメールも保存しているので上記のようにアカウント名の後ろに「使用禁止」とか書いて区別している、最近ではGmail(Webメール)を利用する事が多いのでメールに関する環境は確実に変わってきているように思う
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コミュニケーションの方法を再考しなければならない

本題に戻ると社内メールを廃止する企業は少し以前から話題に上がっている。
これは冒頭の「メール送ってたでしょ」と言う一言が端的に表しているのだ。
つまりメールを送ることが仕事になっていて、共同オペレーションを行って業務を完遂するという視点が欠落しているのだ。

本来、共同オペレーションを上手く完遂するためにはプロジェクト管理のような事をしなければならない。
相手の負荷や状況を考慮した仕事の進め方が必要だ。
それにはメールのような一方通行のコミュニケーションツールではなく双方向性のあるツールを用いると少しマシになるかもしれない。
これは組織内の仕事のコンセプトに関わる事でありツールが仕事をする訳ではない。
従って仕事の進め方を社内で再定義する必要がある。

ツールとして社内SNSという手もある

円滑に社内の業務を進めようとすれば依頼する方からは優しく言いすぎるとやってくれないし無理矢理に進めると反発を買う。
ここは一番難しい部分だ。

簡単に言うと前述の相手の負荷や状況を考慮したやり方が必要なのだ。
最近多いのは社内SNSと呼ばれるWebツールで、簡単に言うとMixiのクローズしたやつといった感じだ。
専用のサービスやソフトウェアも沢山出ているので以前から比べると選択肢は随分と多くなった。

しかし個人的にはメールでもSNSでもツールはなんでも良いと思う。
要は円滑に仕事を進める方法を確立する事だ。
相手に投げっぱなしのコミュニケーションってあり得ないのだ。
それはコミュニケーションとは呼ばない、通知というのが妥当だろう。

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気軽な意見交換と記録を残すという目的を分けて考えるべきだ

特に組織で使用するメールは外部に送付する場合には慎重を要する。
会社として文書を出したのと同じ扱いを受けることがあるからだ。
また現代においてはメールは他人に閲覧されるものと考えるのが当然なのだ。
さらにアーカイブすることが当たり前というか統制の観点からはやらねばならない事となっているので後々まで残るのだ。

社内に限定すれば情報共有の記録としたりすることもある。
また社内で意見交換をすると「Re」が沢山付いて件名が見えなくなることもある。
この気軽に意見交換してコンセンサスを得るプロセスを別のツールで置き換えるのが良いだろう。
そして決定した事項をメールで通知記録するのがベストだと考える。
もちろんその前に社内での仕事の進め方をしっかり整備しトップダウンで行う必要があるのは言うまでもない事だ。

昔、社内でSkypeで意見交換をしていた事がある(すぐそこに座っているにもかかわらずだ)。
その会社の会議でそのSkypeログを引っ張り出して、以前あなたはこう言っていたでしょうという突っ込みを受けたことがある。
会議なのだから目の前に座っているのでその場で意見を聞けば良いのだ。
Skypeのようなメッセージングツールは本来こういった使い方はすべきでは無いと思う。
または相手を選んでするべきなのだ。

もうメールを書くために仕事に行くという事は卒業し本来の仕事をすべき段階に来ているととつくづく思う。

今回はこのへんで
では

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